記録文書ファイル管理システム（情報通信技術調達等適正・効率化推進費）

事業の目的

公文書監理室では、外務本省における主に紙文書の行政文書ファイル等を記録書庫において集中管理している。／行政文書ファイル等の貸出・返却・引継・移管・廃棄・棚卸等の業務の際に、記録文書ファイル管理システムを使用することにより、行政文書ファイル等の紛失、誤廃棄といった事故を防止し、約12万冊の行政文書ファイル等を適切に保存・管理する。／また、記録書庫のキャパシティを最大限に生かし、各課室の執務室スペースの有効利用、行政文書ファイル管理コストの低減及び行政文書ファイル等の円滑な利用を支援する。

現状・課題

①記録書庫で保管する行政文書ファイル等は2025年4月時点で約12万冊であるが、今後1.2万冊/年のペースで、各課室から新たな引継が行われ、2027年度までに約14.4万冊に増加する見込みである。／②記録文書ファイル管理システムは、これまで外務省の業務系共通プラットフォームにて運用してきたところ、同プラットフォームの廃止に伴い、ガバメントクラウド上にシステムを移行し、2025年度からガバメントクラウドにて運用している。

行政事業レビュー推進チームの所見

事業の有効性・効率性・成果について、適切かつ的確に検証し、効率的執行に努めるべき。

事業所管部局による点検・改善

2025年度4月に開始し2ヶ月を経過していないため、現時点での評価は難しい

改善の方向性

2025年度4月に開始し2ヶ月を経過していないため、今後運用しながら検討したい